Por: Ralf Bühl

Bogotá, Colombia

Hoy, quienes marcan la pauta en el desarrollo de proyectos de e-learning son el sector educativo y el sector corporativo, que a través del departamento de Recursos Humanos promueve el desarrollo de sus empleados en distintos tipos de habilidades y buscan ofrecer una capacitación permanente al equipo de trabajo, a los proveedores o a los clientes.

Actualmente, realizar proyectos de e-learning es una disciplina consolidada que tiene un lenguaje universal, especialmente a través de las herramientas que permiten su implementación como Moodle, Totara, entre otras.

Este lenguaje universal, se apoya en la realización de proyectos a través de las “mejores prácticas internacionales en proyectos”, estas son basadas en estándares como el PMI®, que a través de una MdGP (Metodología de Gerencia de Proyectos) buscan realizar de forma gradual y ordenada proyectos exitosos, los cuales se conciben, se diseñan y se ajustan según el contexto empresarial o educativo.

A continuación veamos un enfoque de una MdGP aplicado a proyectos de e-learning desde la perspectiva global de estas mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.

Existen 4 pasos fundamentalmente:

1. Defina e inicie su Proyecto (DeI)

¿Qué se tiene?

· Defina el proyecto: ¿Qué se entiende por el proyecto (presupuesto, cronograma, alcance, calidad, riesgos, recursos y cómo va a dejar satisfecho al cliente)? Lo anterior se hace sin un alto grado de detalle.

· Seleccione la persona encargada del proyecto.

· ¿Qué le sirve, dentro de lo que tiene en la empresa y lo que tiene el cliente (políticas, procedimientos, metodologías, etc.)?

· ¿Quiénes son las personas que intervienen?

El resultado

· Un documento de inicio del proyecto con los anteriores puntos, en el que se declare que el proyecto está aprobado.

2. Planee y Estructure su proyecto (PyE):

Planificar y Estructurar es la respuesta a: cómo lo va a hacer, cómo va a trabajar para lograr los objetivos y el alcance del proyecto, terminando especialmente dentro del cronograma pactado y el presupuesto aprobado. Realmente dedicar tiempo a este paso, es ahorrar tiempo en emprender/ejecutar el proyecto y finalizarlo adecuadamente.

¿Qué se tiene?

· Lista de los requerimientos.

· Realice un documento con el trabajo a realizar: Subdivida el trabajo en paquetes de trabajo y estos en actividades.

· Asigne un responsable (si el equipo lo compone más de una persona) por paquete(s) de trabajo y defina el presupuesto y el tiempo para realizarlo (implica revisar los recursos para ambas tareas), la calidad y sus posibles riesgos.

· Defina la estructura de comunicaciones dentro del proyecto (cliente y ejecutores del proyecto), especialmente acerca de cómo se van a realizar los cambios en el proyecto.

El resultado

· Un documento de cómo se trabajará en el proyecto y cómo lo va a realizar en cuanto a alcance, costo, cronograma definitivo, calidad deseada, riesgos y la forma deseada de comunicarse entre los involucrados del proyecto.

3. Emprenda y chequee/Verifique su proyecto (EyV)

¿Qué se tiene?

· El documento anterior de cómo se trabajará en el proyecto.

· Resultados correspondientes a realizar cada parte del cómo, que implicarán un chequeo/verificación del resultado.

· Después de obtener resultados por paquete de trabajo, realice un reporte de cómo está el proyecto en cuanto a presupuesto (¿está con sobre costos?) y revise el cronograma (¿va atrasado?).

· Una solicitud de cambio debido a una mejora, a un error o a un defecto.

El resultado

· Información sobre el desempeño del proyecto.

· Realización total o parcial de los entregables del proyecto.

· Mejoras al proyecto, que permiten ser proactivos de acuerdo al estado en general del proyecto, con el fin de evitar la reactividad que generalmente implica retrasos.

4. Finalice su Proyecto (F)

¿Qué se tiene?

· Los entregables o paquetes de trabajo completados.

· La documentación que se haya generado o modificado en la anterior etapa.

El resultado

· Recibir y aprobar todos los entregables del proyecto entre ambas partes, a través de una reunión formal que genera un acta de aceptación en total conformidad del proyecto.

· Información sobre la variación de lo real vs. lo planificado.

· Lecciones aprendidas. A la hora de realizar proyectos de e-learning, las mejores prácticas internacionales son un punto de referencia que toda empresa o institución de cualquier índole debería tomar en cuenta. Así como, utilizar herramientas de enfoque metodológico como MdGP, que no solo sirve para quien gestiona el proyecto (líderes, gerentes, supervisor, etc), sino para todo el equipo de trabajo, la empresa misma y sus clientes.

Por: Ralf Bühl, Gerente ALTUS, Training-Coaching-Projects. Es Ingeniero Electrónico y especialista en Gerencia de Proyectos de Telecomunicaciones, certificado PMP® y SDC®.

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